Шаблон организационной структуры или как уйти от хаоса

Шаблон организационной структуры или как уйти от хаоса

Последние 2 года мы с нашей небольшой командой занимаемся одним важным, на наш взгляд, делом – увеличиваем производительность труда в отечественных, и не только, компаниях.

Производительность труда в России

В феврале 2016 года, на Гайдаровском форуме, Герман Греф поделился данными статистики, собранными ОЭСР (Организация Экономического Сотрудничества и Развития), о том, что в нашей стране показатель производительности труда составляет 25,9 долларов в час – примерно в 2 раза меньше, чем у средней страны Еврозоны – 55,9 долларов в час.

1600 рублей (примерно, по текущему курсу) в час пользы и ценности создает средний работающий в России. С тех пор в открытых источниках я пока не увидел ни одного точного размера этого показателя. Есть информация о росте в формате «производительность выросла на n процентов», но конкретика пропала.

Как эти цифры выглядят в практике?

По крайней мере в тех компаниях, с которыми мы работаем, участники процессов страдают от постоянной рутины, путаницы ролей, сложности в общении между отделами и зонами ответственности: «Чья ошибка? Кто будет разгребать?» — не ясно. Идет перманентное тушение «пожаров», чаще силами собственников. А когда в команде 2 и больше партнеров – каждая планерка превращается в «ледовое побоище» с летальным исходом эффективности.

Алгоритм систематизации компании

Мы построили комплексную модель по решению проблем выше. Суть в систематизации компаний, но «по-простому». Шаги выглядят так:

  • Переход к системному мышлению = смотреть на бизнес не как на сумму: Пети – маркетолога, Маши «продажницы» и Павла – делающего все подряд и по чуть-чуть, а четкие роли, с ответственными за каждый блок. Есть роль маркетолога, есть роль операциониста и Павел, например, выполняет несколько ролей одновременно.
  • Возникший «пожар» = не случайность, внутри компании есть внутренняя глубокая причина, «системная ошибка». Очередная ошибка в договоре – почему она возникла изначально и как ее избежать системно?
  • Четкий стандартизированный бизнес-процесс в формате конвейера с шагами 1-2-3, степ-бай-степ. У каждого шага есть ответственный – 1, не 0, не 2 и не 3, где нужно регламент, скрипт, шаблон, чек-лист и конкретный результат. Это сильно ускоряет процессы и упрощает обучение новых сотрудников.
  • Адекватный и несложный управленческий учет. Есть структура – теперь каждый элемент структуры превращаем в слагаемое и рассматриваем систему, как уравнение с переменными. Конкретный человек отвечает за цифру. Сумма, произведение цифр на выходе дает коммерческий результат – прибыль. Основываясь на этом – система мотивации.
  • Такой краткий алгоритм систематизации. За все время работы с массой компаний, а, например, в прошлом году их было 143, в голове возникла некая основа «Таблицы Менделеева для бизнеса» и один из важных ее элементов – простая организационная структура компании, которая представлена ниже. То есть, мы просто агрегировали весь опыт в логику организационной структуры, актуальной даже для компании с 2-3 людьми в штате… Был проделан действительно большой труд, делимся результатами с вами.

    Но, прежде чем перейти к изучению документа, несколько важных деталей:

    Введение в огранизационную структуру

    Организационная структура содержит 3 главных уровня: стратегия, тактика и операционка – как в армии.

  • «Операционка» — небольшие, одноразовые конкретные действия – обычные процессы компании: ответить на звонок, подготовить договор, отгрузить товар, поменять ставки в Яндекс Директ. Как грести веслами – погреб отплыл, перестал грести – не плывешь.
  • «Тактика» — управление и создание активов, увеличение капитализации компании. Сделать сайт, собрать маркетинг кит, сделать скрипт продаж, снять и разместить видеоролик, купить новое оборудование. Как построить парус – да, требуется время, но, когда построен – больше не надо грести, только управлять.
  • «Стратегия» — направление движение компании, работа с элементами бизнес-модели – смена целевой аудитории, изменение «продукта» и другое.
  • Шаблон организационной структуры или как уйти от хаоса Пример организационной структуры в формате pdf

    Один человек в компании может выполнять одновременно несколько ролей, именно поэтому собственники часто в рутине, а некоторые сотрудники «зашиваются» — выполняют очень много ролей одновременно. Организационная структура, как альбом для фотографий – есть фиксированные ячейки, но фотографии конкретных людей могут дублироваться и меняться местами.

    На стратегическом и тактическом уровнях за 1 роль отвечает 1 конкретный человек. Можно всем советоваться, но итоговое решение за ним.

    Поставьте на каждую роль в вашей компании конкретного человека. Иногда это будет не просто – либо вы не задумывались об этой роли ранее, либо этим блоком занимается сразу несколько человек.

    КПД собственника компании

    Для простоты оценки роста эффективности мы всегда берем показатель «КПД собственника» = чистая прибыль в месяц / время в часах в процессах за месяц.

    На выходе получается «прибыли в час». Внедрение систематизации увеличивает этот показатель.

    Шаблон организационной структуры или как уйти от хаоса

    Замерьте свой текущий КПД, ознакомьтесь с «Глоссарием организационной структуры», опишите, осознайте и внедрите в практику роли из нее и замерьте этот показатель снова, примерно через 1,5 месяца – как правило, при прочих равных, он увеличивается.

    Глоссарий организационной структуры

    Один человек может выполнять несколько ролей. Но за каждую роль должен быть 1 ответственный. Не 0, не 2, не 3. У роли может быть ограниченный четкий срок. Человека на роли можно менять. Совещания не запрещены, но последнее слово за ответственным роли.

    Скачать глоссарий организационной структуры в формате .pdf

    Стратегический уровень

    На стратегическом уровне находятся основатели компании и главные управляющие лица (генеральный директор, исполнительный директор, директор по развитию и директор сети).

    Работают над глобальным видением и движением компании. Один раз каждый месяц проходят стратегические «планерки».

    Основатель, управляющие партнеры или совет директоров

    Главный показатель: капитализация (стоимость) компании (рублей)

    Как появилась роль: возникла первая идея бизнеса

    Суть работы: определяет миссию и вектор движения компании в целом, задумывается именно о росте и увеличении активов (капитала) – не путать с денежными средствами – компании. Желает вырастить компанию, которая будет переходить по наследству или вывести на IPO. Важен рост ее рыночной стоимости, как одной большой структуры (системы)

    Что делает:

    • Принимает стратегические глобальные решения (новые рынки, продукты, глобальная смена бизнес модели)
    • Работает с основными управленческими показателями

    В подчинении: генеральный директор

    Генеральный директор

    Главный показатель: общая чистая прибыль (в рублях)

    Как появилась роль: когда начала прорабатываться бизнес модель

    Суть работы: стратегическое управление компанией. Выбирает практическую стратегию: период развития или период систематизации. Например, работа с бизнес-моделью частями, без глобальных изменений

    Что делает:

    • Принимает оперативные стратегические решения, влияющие на рост чистой прибыли
    • Менеджмент
    • Проводит и управляет планерками

    В подчинении:

    • Директор по развитию
    • Исполнительный директор
    • Директор сети

    Директор по развитию

    Главный показатель: прибыль проектов развития (в рублях)

    Как появилась роль: когда началось тестирование на практике новых идей и направлений

    Суть работы: генерирует и тестирует новые гипотезы для развития компании, работает по логике «отрезка» (с «дедлайном»), НЕ «луча» (без дедлайна), каждый проект развития считает по эффективности на старте и по окончанию – прогнозирует и сравнивает инвестиции с полученной прибылью от внедрения. График прибыли похож на движение акции – рывками. В подчинении появляются дополнительные роли «Руководители проектов», часто сам выполняет эту роль. Предел эффективного управления – не более 4 проектов одновременно.

    Что делает:

    • Проводит «мозговые штурмы» новых идей развития: посещает отраслевые мероприятия, обучается, развивает, ищет
    • Оценивает и запускает новые проекты со сбором команды
    • Анализирует и управляет запущенными проектами
    • Корректирует проекты, доводит их до стадии «продукта»

    В подчинении:

    • Руководители проектов развития
    • Руководитель разработок

    Исполнительный директор

    Главный показатель: прибыль процессов (в рублях)

    Как появилась роль: когда одна модель на тестах сработала хотя бы 2-3 раза и начала повторяться, появился процесс, которым нужно управлять и улучшать

    Суть работы: управляет, выстраивает и систематизирует структуру всех процессов в компании. Процессы = геометрическая фигура «круг». Когда «развитие» эффективно отработало новую гипотезу = получился и повторился финансовый результат – переводит модель на «рельсы» процессов

    Что делает:

    • Отслеживает показатели эффективности всех отделов
    • Систематизирует и улучшает «конвейер процессов»
      Управляет процессами
    • Ищет и решает системные ошибки

    В подчинении:

    • Директор маркетинга
    • Директор продаж
    • Директор клиентского отдела (если есть)
    • Директор «продукта» (исполнения)
    • Директор производства (если есть)
    • Финансовый директор
    • Директор по персоналу
    • Административный директор

    Директор сети (опционально)

    Главный показатель: прибыль сети (в рублях) – как часть прибыли процессов

    Как появилась роль: сразу как открылась первая «точка» или филиал

    Суть работы: масштабирование бизнеса и управление филиальной сетью

    Что делает:

    • Управляет и развивает филиальную сеть
    • Открывает новые офисы или точки продаж
    • Работает над эффективностью сети

    В подчинении: руководители филиалов

    Примечание: для франчайзинговой сети создается отдельная организационная структура

    Тактический уровень процессов

    На тактическом уровне процессов под исполнительным директором находятся руководители подразделений / отделов процессов. Работа по принципу футбольной команды – каждый участник привязан к 1 показателю, делает свою работу с ответственностью на 100%, по принципу «делай лучшее, что можешь, ничего не ожидая от других участников».

    Директор маркетинга

    Главный показатель: количество новых обращений (штук)

    Дополнительные показатели:

    • процент целевых обращений (%)
    • расходы на маркетинг (рублей)
    • число каналов привлечения (штук)

    Суть работы: увеличение потока лидов / заявок / первичных обращений

    Вопрос: кто в компании по утрам в душе думает «как увеличить количество новых обращений в компанию?»

    Что делает:

    • Усиливает и улучшает каналы привлечения клиентов на процессах
    • Оптимизирует расходы на маркетинг
    • Развивает отношения с партнерами
    • Организует участие компании в тематических выставках
    • Анализирует и корректирует маркетинговые действия
    • Работает с подрядчиками и маркетинговым аутсорсингом
    • Создает активы для маркетинга

    В подчинении:

    • Дизайнеры
    • Копирайтеры/редакторы
    • Специалисты SMM
    • Директологи
    • Специалисты SEO
    • Специалисты PR

    Директор продаж

    Главный показатель: выручка от новых клиентов (рублей) = новые обращения х конверсия в сделку х средний чек

    Дополнительные показатели:

    • конверсия в сделку (%) – из обращения в оплату/договор
    • средний чек
    • количество сделок

    Суть работы: управление отделом продаж для прироста поступления денежных средств на счета компании

    Вопрос: кто в компании по утрам в душе думает «как увеличить фактическую выручку?»

    Что делает:

    • Управляет сотрудниками отдела продаж
    • Обучает сотрудников продаж
    • Ставит планы
    • Помогает в достижении планов продаж сотрудников
    • Работает с дебиторской задолженностью
    • Создает активы для продаж

    В подчинении:

    • Менеджеры продаж
    • Операционисты
    • Сотрудники Отдела Сопровождения Клиентских Операций
    • Делопроизводители
    • Аккаунт менеджеры

    Директор клиентского отдела (опционально)

    Главный показатель: выручка от текущих клиентов (рублей) = база клиентов * конверсия базы * средний чек базы

    Дополнительные показатели:

    • конверсия базы (%) – клиентов в базе к сделкам
    • средний чек из базы клиентов
    • количество сделок из базы

    Суть работы: стимулировать повторные продажи и базу действующих клиентов

    Вопрос: кто в компании по утрам в душе думает «как увеличить выручку от действующих клиентов?»

    Что делает:

    • Управляет сотрудниками клиентского отдела
    • Обучает сотрудников клиентского отдела
    • Ставит планы клиентскому отделу
    • Помогает в достижении планов
    • Создает активы для клиентского отдела

    В подчинении:

    • «Фермеры»
    • Клиентские менеджеры
    • Сотрудники Отдела Сопровождения Клиентских Операций

    Директор «продукта» (исполнения)

    Главный показатель: маржинальная прибыль (рублей) = выручка – себестоимость

    Дополнительные показатели:

    • продуктивность (плановый срок/фактический срок)
    • качество (фактическое качество к чек-листу и технологической карте)
    • маржинальность (маржинальная прибыль/выручка х 100%)

    Суть работы: управление процессами исполнения обязательств перед клиентом.

    Примечание: если у вас производство мебели, например, и вы начинаете делать заказ под конкретно пришедшего клиента – это исполнение, не производство.

    Вопрос: кто в компании по утрам в душе думает «как увеличить маржинальную прибыль, качество и сроки исполнения?»

    Что делает:

    • Создает активы исполнения
    • Снижает себестоимости
    • Улучшает качество продукта
    • Увеличивает маржинальность продукта
    • Сокращает сроки
    • Руководит исполнением

    В подчинении:

    • Прорабы
    • Логисты
    • Водители
    • Бригадиры
    • Менеджеры проектов
    • Менеджеры закупок
    • Кладовщики

    Директор производства (опционально)

    Главный показатель: маржинальная прибыль производства (в рублях). Сначала инвестиции в производство (себестоимость), затем реализация для покрытия разницы

    Дополнительные показатели:

    • продуктивность (плановый срок/фактический срок)
    • качество (фактическое качество к чек-листу и технологической карте)
    • маржинальность (маржинальная прибыль/выручка х 100%)

    Суть работы: управление производством

    Примечание: главный смысл – производство работает независимо от спроса клиентов, то есть каждый день вы производите фиксированные 200 пирожков и затем складируете их – производство, не исполнение

    Вопрос: кто в компании по утрам в душе думает «как увеличить маржинальную прибыль, качество и сроки производства?»

    Что делает:

    • Создает активы исполнения
    • Снижает себестоимости
    • Улучшает качество продукта
    • Увеличивает маржинальность продукта
    • Сокращает сроки
    • Руководит исполнением

    В подчинении:

    • Прорабы
    • Производственники
    • Мастера
    • Бригадиры
    • Менеджеры проектов
    • Снабженцы
    • Кладовщики

    Финансовый директор

    Главный показатель: рентабельность (%) = чистая прибыль / выручку * 100%

    Суть работы: увеличение рентабельности всех процессов, контроль управления денежными потоками, утверждение бюджетов, анализ финансовых показателей.

    Вопрос: кто в компании по утрам в душе думает «как увеличить финансовых потоков компании?»

    Что делает:

    • Анализирует информацию от финансистов, бухгалтеров
    • Сокращает постоянные и переменные расходы
    • Управляет и оптимизирует финансовые потоки
    • Строит финансовую политику компании
    • Работает со всеми цифрами компании
    • Работает с бюджетированием, финансовой дисциплиной

    В подчинении:

    • Бухгалтеры
    • Финансисты
    • Экономисты
    • Аналитики

    Директор по персоналу

    Главный показатель: раздутость штата (рублей на сотрудника) = чистая прибыль / количество сотрудников в штате

    Суть работы: нанимать и адаптировать персонал, не раздувая штат

    Вопрос: кто в компании по утрам в душе думает «как нанимать подходящих сотрудников, эффективно обучать и мотивировать?»

    Что делает:

    • Ищет новых сотрудников
    • Проводит собеседования
    • Адаптирует (обучает) сотрудников
    • Влияет на коэффициент раздутости штата
    • Повышает командный дух
    • Создает и корректирует все документы для персонала: бизнес-процессы, организационную структуру, регламенты, видеообучение

    Проверяет соответствует ли «заказ» загруженности

    В подчинении:

    • Рекрутеры
    • Помощники по работе с персоналом
    • Служба безопасности
    • Тренеры и лекторы

    Административный директор

    Главный показатель: устойчивость процессов, число решенных инцидентов

    Суть работы: поддержание всех процессов в порядке

    Вопрос: кто в компании по утрам в душе думает «как сделать процессы устойчивыми без инцидентов?»

    Что делает:

    • Отвечает за чистоту помещений
    • Отвечает за работоспособность информационной структуры (IT)
    • Отвечает за безопасность
    • Снабжает канцелярией
    • Решает административно-хозяйственные вопросы
    • Решает технические вопросы офиса

    В подчинении:

    • Уборщики
    • Системные администраторы
    • Секретари
    • Охранники
    • Обслуживающий персонал

    Операционный уровень

    На операционном уровне находятся линейные сотрудники и менеджеры среднего звена (для более крупных организаций). По сути – «руки» тактических руководителей. В разных компаниях может быть масса таких ролей, здесь самые популярные и неочевидные.

    Аккаунт-менеджер

    Подчинен: директору продаж

    Мотивация: от привлеченного оборота новых клиентов

    Суть работы: оформление клиентских документов

    Что делает:

    • Документооборот по клиентам
    • Поддержка клиента по всем возникающим рабочим вопросам

    Менеджер продаж

    Подчинен: директору продаж

    Мотивация: от привлеченного оборота

    Суть работы: совершать продажи «продукта» компании, выполнять личные планы по фактическим поступлениям оплат на счета компании

    Что делает:

    • На 100% заполняет «карточку клиента» (НЕ частично)
    • Презентует решения клиенту
    • Максимально подробно доносит до клиента суть «продукта» простым языком для ухода от возражений
    • Работает в CRM-системе

    Клиентский менеджер («фермер»)

    Подчинен: директору клиентского отдела

    Мотивация: от привлеченного оборота базы клиентов

    Суть работы: совершать продажи «продукта» компании по базе действующих клиентов

    Что делает:

    • Презентует решения клиенту
    • Максимально подробно доносит до клиента суть «продукта» простым языком для ухода от возражений
    • Работает в CRM системе
    • Стимулирует спрос действующих клиентов
    • Работает с базой

    «Охотник» («хантер»)

    Подчинен: директору продаж

    Мотивация: от привлеченного оборота новых клиентов

    Суть работы: совершать продажи «продукта» компании только новым клиентам

    Что делает:

    • Презентует решения клиенту
    • Максимально подробно доносит до клиента суть «продукта» простым языком для ухода от возражений
    • Работает в CRM-системе
    • Доводит до первых сделок

    Менеджер проектов

    Подчинен: директору исполнения или директору производства

    Мотивация: от очередного платежа за выполненный этап работы клиента

    Суть работы: быть «одним окном» с одной стороны для клиента, с другой стороны – для всех сотрудников исполнения. Появляется, когда начинает «барахлить» исполнение и когда в нем (исполнении) более 1 роли

    Что делает:

    • Контактирует с клиентом, информирует его и получает информацию
    • Доносит информацию от клиента исполнителям
    • Курирует клиентские проекты
    • Ускоряет процесс исполнения, повышает его эффективность

    Бухгалтер

    Подчинен: финансовому директору

    Суть работы: бухгалтерские операции

    Что делает:

    • Выписывает счета, оплачивает счета
    • Ведет бухгалтерский учет
    • Работает с «закрывающими документами»
    • Составляет налоговые отчеты
    • Производит калькуляцию

    Рекрутер

    Подчинен: директору по персоналу

    Мотивация: за прошедшего испытательный срок сотрудника

    Суть работы: выполнение «заказов» по поиску сотрудников от разных отделов

    Что делает:

    • Ищет потенциальных сотрудников
    • Размещает объявления
    • «Хедхантинг»
    • Сканирует резюме
    • Собеседует
    • Проводит базовую адаптацию

    Секретарь

    Подчинен: административному директору

    Суть работы: небольшие поручения и снабжение офиса

    Что делает:

    • Обеспечивает офис расходными материалами
    • Следит за чистотой
    • Обеспечивает сервис для посетителей
    • Выполняет небольшие поручения

    Главная логика организационной структуры

    Вы хотите нанять маркетолога. Проводите собеседования. К вам приходит хороший кандидат и говорит: «Я хочу зарабатывать 100 т.р.». Но вы не можете позволить себе «отдавать» маркетологу 100 т.р., потому что у вас всего выходит 500 т.р. Однако, если у вас есть организационная структура, можно действовать иначе.

    Маркетолог выходит на работу, и вы ему говорите: «Сейчас у нас 50 обращений в месяц, без твоей работы. Мы тебе можем платить сумму 100 т.р., но объясни, как ты сам себе заработаешь эти деньги, а не мы тебе заплатим с ничего? Вот тебе 7 дней, погружайся и скажи, сможешь ли ты нам дать +100 обращений, иначе твоя работа приведет к раздутию штата, а не к результату». Испытательный срок – месяц.

    Если в конце срока новый маркетолог не покажет прирост обращений, то и 100 т.р. он не заработает. На его аргументы: «я настроил рекламные кампании, сделал блог.. и т.д.» — в ответ от вас он услышит: «Ты много сделал, но действия были не целевые.» Таким образом, каждый новый член команды будет стремиться к конкретному результату, приносить прибыль компании и штат не будет раздут.

    Понравилась статья? Подписывайтесь на нас ВКонтакте:

    Источник

    Комментарии к записи:
    Шаблон организационной структуры или как уйти от хаоса

    mood_bad
  • Пока нет коментариев.
  • Добавить комментарий